Pelaksanaan Kaizen

• Tags: analisis, kaizen, perbaikan, sasaran, tim, training

Kaizen merupakan suatu event atau agenda untuk melakukan improvement pada area tertentu atau dengan sasaran tertentu. Kaizen event perlu direncanakan pada tempat dan waktu tertentu. Adapun tahapan dari pelaksanaan kaizen adalah sebagai berikut:

1. Menentukan masalah atau area. Dalam hal ini dipilih sebuah topik kaizen, masalah bisa diambil dari prioritas bisnis yang utama, berdasarkan value stream mapping, atau masalah di suatu area. Masalah harus jelas terdefinisi supaya tim memiliki persepsi yang sama tentang masalah dan memiliki lingkup masalah yang jelas. Masalah ini juga harus sesuai dengan kebutuhan bisnis.
2. Menentukan tujuan dan sasaran. Saat tim baru pertama kali melaksanakan kaizen, mulailah dengan tujuan dan sasaran yang sederhana dulu misalkan menciptakan area kerja yang efisien dengan 5S, memperbaiki flow, membuat visual management. Bisa juga memilih beberapa topik berikut seperti membuat standard location, standard tool station, mempercepat waktu changeover, mengurangi cacat,mengurangi jumlah breakdown mesin, membuatkan system. Memulai dengan sasaran sederhana akan meningkatkan moral dari anggota tim dan menciptakan momentum.
3. Membentuk tim. Tim disini umumnya terdiri dari 6 – 10 orang tergantung kebutuhannya. Sebagian anggota tim harus berasal dari area kerja lain supaya mendapat ide dan perspektif yang lebih segar. Tim harus fokus di kaizen event ini dan untuk waktu tersebut tidak boleh diganggu oleh kegiatan aktifitas kerja sehari-hari.
4. Memberi training tentang kaizen. Pertama kali melakukan kaizen adalah penting mengenalkan apa itu kaizen, tujuan yang ingin dicapai, tahapan bagaimana mengeksekusinya, dan training tools untuk root cause analysis yang nanti digunakan untuk problem solving.
5. Melakukan pengukuran. Sebelum memulai improvement, adalah penting untuk memiliki baseline performance sehingga kita tahu apakah nanti setelah tindakan perbaikan hasilnya efektif atau tidak. Akan sangat membantu jika data sudah siap sebelum kaizen event.
6. Melakukan root cause analysis. Setelah masalah jelas, lingkup jelas, baseline ada, maka dilakukanlah root cause analysis. Ada beberapa tools umum yang bisa dipakai untuk problem solving seperti Fishbone Diagram, 5 why analysis, affinity diagram, fault tree diagram,benefit effort matrix, dan lainnya. Kemudian lakukan validasi di lapangan dengan melakukan gemba secara langsung.
7. Melaksanakan tindakan perbaikan. Setelah akar masalah teridentifikasi, maka segera buat rencana tindakan dan lakukan tindakan perbaikan secara langsung.
8. Memeriksa hasil. Setelah tindakan perbaikan dilaksanakan maka check hasilnya. Ada indikator kinerja yang bisa kita gunakan untuk melihat apakah hasilnya efektif. Jika tidak maka lakukan analisa ulang.
9. Standarisasi. Jika hasilnya sudah efektif, maka segera buat standardnya. Hal ini untuk memastikan bahwa hasil perbaikannya bersifat sustainable dan konsisten dijalankan.
10. Follow up/Tindak Lanjut. Untuk tindakan yang belum selesai pada masa kaizen event, lakukan follow up untuk memastikan tindakan perbaikan sudah diselesaikan. Review hasil untuk memastikan improvement-nya sustainable dan konsisten.
11. Celebrate dan ulangi siklusnya. Setelah hasilnya efektif dan improvement tercapai secara konsisten dan sustainable. Maka rayakan keberhasilan dengan tim dan rencanakan untuk melakukan kaizen event berikutnya

Terkait Kaizen

1. Budaya Kaizen
2. Teknik-Teknik Kaizen
3. Continual Improvement